Juhliemme suunnittelija Jenni Petäjoki Juhlan lumoa -yrityksestä on tehnyt minuun suuren vaikutuksen ammattitaidollaan, kuten jo aikaisemmin kerroin. Halusinkin pyytää Jenniä kertomaan vinkkejään juhlien – erityisesti häiden – järjestämiseen, ja täytyy sanoa, että kyllä ammattilainen vaan osaa ajatella asioita sellaisiltakin kanteilta, jotka eivät itsellä tulisi mieleenkään!

Seuraavan tekstin on siis kirjoittanut Jenni itse. Mukana on lista huomioon otettavista asioista juhlapaikan valintaa tehdessään. Listan voi printata itselleen muistiavuksi.

Hääpaikan tärkeyttä ei pidä aliarvioida

Unelmien hääjuhlapaikan löytäminen on hääjärjestelyjen keskeisimpiä asioita ja valittu juhlapaikka vaikuttaa myös hääjuhlien luonteeseen. Juhlapaikan tyylin mukaan voi alkaa myös suunnittelemaan juhlalle yhtenäistä teemaa ja linjaa. Jos ei ole varma, millaista juhlapaikkaa etsii, niin voi ensin myös katsella eri tyylisiä paikkoja ja valita niistä mieleisen ja edetä sitten suunnitelmissa.

Juhlapaikan valinnan suhteen voi asettaa itselleen vaikka tiettyjä kriteerejä, jolloin etsintä ja valinta voi helpottua. Tämä myös blokkaa pois sellaiset paikat, joissa ne eivät toteudu. Esimerkiksi paikkaa, jonne kaikki halutut vieraat eivät mahtuisi, tai juhlatilaa, joka on yksinkertaisesti liian kallis omalle budjetille, ei ehkä kannata käydä katsomassa, jos haluaa välttää turhia pettymyksiä ja harmitteluja.

Etsinnässä, paikkaa tiedusteltaessa, ja siihen tutustuessa voi pitää mielessä alla listattuja yleisiä seikkoja. Tämä lista kannattaa tulostaa tai laittaa itselleen muuten talteen. X-merkinnällä päätetyt kohdat ovat niitä kenties kaikista tärkeimpiä:

• maksimi henkilömäärä X
• onko tila vapaana hääpäivänänne ja mitkä olisivat varavaihtoehdot X
• mikä on paikan vuokra ja mitä hinta sisältää X
• haluaako yhtenäisen tilan vai haittaako jos tila koostuu useammasta pienemmästä tilasta
• millaiset ovat maksu- ja peruutusehdot X
• miten juhlapaikka on käytössänne: X
• koristelumahdollisuus: edeltävänä päivänä vai vasta juhlapäivänä
• juhlapäivän käyttöaika, mistä mihin saakka juhlat saavat kestää
• luovutusaika juhlien jälkeisenä päivänä
• onko mahdollista saada joitain lisäpalveluja heidän kauttaan
• kuuluuko hintaan siivous tai mikä on siivouksen lisämaksu X
• saako tilaan viedä oman cateringin vai tulisiko ruoka heidän kauttaan X
• onko käytössä keittiö tai keittiövälineitä
• millaiset ovat kylmäsäilytystilat / jääkaappien määrä X
• onko ruoanvalmistus – ja tiskausmahdollisuutta
• onko vesipistettä
• onko juhlatilassa omat pöytäliinat ja astiat vai tilataanko ne cateringista X
• onko paikassa anniskeluoikeudet vai saako viedä omat juomat X
• viedäänkö roskat ja pullot itse pois vai saako ne jättää juhlapaikalle
• saako tilaan tehtyä toivomanne pöytämuodot
• onko tilassa tuikkukippoja, maljakoita tai muita somisteita valmiina
• saako kynttilöitä tai ulkotulia polttaa X
• onko juhlatilakäyntejä tai tapaamisia rajoitettu määrä
• onko juhlatilassa tarpeeksi pistorasiapaikkoja
• miten valaistus on huomioitu: himmennys ja tunnelmavalot
• onko juhlatilassa roskiksia ja jätesäkit valmiina
• miten vaatesäilytys on hoidettu
• millainen parkkialue on, onko tarpeeksi tilaa, vaatiiko ohjeistuksen vieraille
• missä tupakointipaikka on
• mikä on pöytien koko: helpottaa somistuksen ja pöytämuotojen tekoa
• onko joitain rajoitteita, esimerkiksi koristelun tai koristeiden kiinnityksen suhteen X
• tuleeko juhlatilan puolesta mahdollisesti muuta hintaan kuuluvaa, kuten esimerkiksi pöytämuotojen laittaminen, pöytäliinoitus ja kattaminen X
• mahtuuko tilaan bändi / dj, onko äänentoistoa tai mikkiä X
• onko musiikin äänenvoimakkuutta tai sen kestoa rajoitettu
• onko tiloissa muuta tarpeellista välineistöä, kuten videotykkiä tai valkokangasta
• onko juhlatilassa taukotilaa esimerkiksi bändille / valokuvaajalle
• onko tiloissa ilmastointi ja lämmitys, eli saako kesällä viilennettyä ja talvella lämmitettyä X
• olisiko käytössänne mahdollisia tuolihuppuja, ja -pehmusteita
• onko ulkokalusteita tai -pöytiä, millaiset ulkotilat ovat
• onko syöttötuoleja
• onko esteettömyys huomioitu X
• onko tiloissa sopivia pöytiä myös: lahjoille, juomille tai vaikkapa mahdolliselle herkkubuffalle
• onko juhlatilalla tarjota majoitusta tai missä on lähin majoitus
• millainen on paikan sijainti ja kulkuyhteydet myös julkisilla

Asioita voisi listata vielä enemmänkin, mutta kaikista tärkeimpänä pidän kuitenkin sitä, että millaisia tunteita tila saa aikaan ensisilmäyksellä. Kannattaa luottaa omaan vaistoonsa ja siihen tunteeseen, joka mahdollisesti herää. Tunnetta siitä, että paikka on kuin tehty teille ja näet teidät onnellisena juhlimassa, kannattaa kuunnella.

Voi myös miettiä, millaisia kompromisseja on valmis tekemään, ja mitkä asiat painavat vaakakupissa muita enemmän. Sopivan juhlapaikan etsintään kannattaa varata myös aikaa. Monet paikat voivat olla hyvin pitkälle varattuja, joten liikenteeseen kannattaa lähteä hyvissä ajoin.

Ammattilainen apuun

Joskus hääjärjestelyt voivat tuntua hankalilta tai työläiltä, ovathan ne sellaiset juhlat, joita pääsee yleensä vain kerran elämässä järjestämään! Jos tuntuu, että on täysin solmussa järjestelyjen kanssa tai matkan varrella tulee sellaisia ongelmia, jotka tuntuvat ylitsepääsemättömiltä, kannattaa ottaa yhteyttä esimerkiksi hääsuunnittelijaan. Hääsuunnittelijasta ja juhlien ammattilaisesta on apua myös tilanteessa, jossa ei tiedä, mistä aloittaa, tai tuntuu, että tekemistä on liikaa ja tulee paniikki.

Hääsuunnittelijoiden kautta voi saada monipuolisia ja räätälöityjä palveluita, joita ei ole edes tullut ajatelleeksi. Yksilöidyt hääsuunnitelmat ja To Do -listat häiden tueksi auttavat pääsemään alkuun ja josta on helppo nähdä kokonaisuus ja josta voi myös alkaa jakamaan vastuualueita: mitä haluaa tehdä itse ja mihin voisi saada, ja tarvita apua. Juhlapalveluammattilaisilla on myös usein hyvät yhteistyöverkostot ja he ovat tottuneita hoitamaan ongelmatilanteita, jolloin vaikealtakin vaikuttanut asia voi ratketakin käden käänteessä. Tällöin itseltä säästyy valtavasti aikaa ja stressiä!

Säästövinkkejä ja sudenkuoppia

Yksi asia mikä työn kautta on tullut vastaan, on se, kun budjetti ylittyy tai sitä ei ole mietitty etukäteen. Rahahuolet ovat aina kurjia, ja juhlat olisi tietenkin suotavaa saada järjestettyä ilman ylimääräisiä huolia. Joskus tulee myös yllättäviä menoja, joita ei ole ajatellutkaan tulevan. Tällaisia ovat monesti tarjoilijakulut, astia- ja liinavuokrat ja joidenkin palveluiden ennakkomaksut. Näin ollen kannattaa miettiä, että miten käytännössä häät kustannetaan ja mikä on häiden oikea ja realistinen budjetti. Kannattaa käyttää myös aikaa hintoihin tutustumiseen ja kilpailuttamiseen.

Kokonaisbudjetin voi jakaa osa- alueisiin, jolloin on itsellekin selkeämpää se, millaisia summia onkaan käytettävissä mihinkin. Osa-alueet ohjaavat tällöin ostoissa ja varauksien teoissa. Näin voi myös helpommin miettiä, että missä haluaa pihistää ja mihin panostaa kuin myös sen, mitä tekee itse ja mitä ostaa käytettynä ja mitkä uutena. Kannattaa myös miettiä seuraavia aspekteja: saako jostain jotain lainaan, voisiko joku antaa häälahjaksi omaa osaamistaan (esimerksiksi ystäväkampaaja hääkampauksen) ja tarvitaanko ylipäätänsä kaikkea mitä oli ajatellut, vai voisiko jotain jättää kokonaan pois?

Kannattaa myös hyödyntää nykypäivän kaikki mahdollisuudet; somen hääkirpparit ja – osto/myyntiryhmät, sekä käytettyjen tavaroiden pop upit ja myyntitapahtumat ja kaikenlaiset vuokrausmahdollisuudet. Edellä mainittujen avulla voi säästää pitkän pennin. Jos budjetti joltain osa-alueelta ylittyy, voi toisesta osa-alueesta yrittää nipistää. Ja toki jos jostain tulee säästöä, voi sen siirtää toiseen osa- alueeseen tai ajatella sen vain säästönä.  Joskus voi jättää myös budjettiin pikku siivun, joka käytetään vain hätätapauksissa.

Hääpäivänä tunnelma on tärkein

Monesti mietitään, että miten saadaan luotua onnistuneet hääjuhlat. Päivä on joskus jopa vuosien odotuksen ja suunnittelun huipentuma, jolle asetetaan huimia odotuksia ja joka voi tuoda paineitakin. Useita kymmeniä hääjuhliä nähneenä voisin antaa yhden tärkeä vinkin siitä, mikä merkitsee oikeasti hääpäivänä eniten:

Tärkeintä hääpäivässänne on se tunnelma, ilo ja rakkaus mikä välittyy teistä hääpäivänä muillekin ja joka jää mieliinne loppuelämäksenne. Ja SE tunne mikä kasvoiltanne ja omassa viihtyvyydessänne näkyy, saa myös vieraat nauttimaan olostaan ja viihtymään! Se tunnelma mikä vallitsee hääpäivänä on se, mistä parhaat muistot tulevat ja mikä muistetaan.

Mitä sitten, jos ne 20 pom pomia jäivät askartelematta, tai herkkubuffa tekemättä, tai jos aikataulu myöhästyy 15 minuuttia? Onko se todella oleellista? Koitan siis sanoa, että kaikkea voi sattua ja yllätyksiinkin kannattaa myös varautua. Ihan kaikkea ei myöskään tarvitse tehdä, että juhlat onnistuvat. Olisiko kuitenkin tärkeintä, että hääpari on rentoutunut, eikä vain lopen uupunut stressistä?

Toki on tärkeää, että palvelu pelaa sovitulla tavalla ja että ruoka tai juoma ei lopu kesken-  ja tässä apunanne voikin olla ammattilaiset, joihin pitää uskaltaa luottaa. Myös perusasioiden eli varausten varmistaminen ja kommunikointi ja asioista sopiminen etukäteen kaikkien hääjuhlaan osallistuvien toimijoiden kanssa on oleellista. Tämä on hyvä tehdä jo hyvissä ajoin ennen hääjuhlaa, eikä esimerkiksi hääviikolla, johon ei kannattaisi edes jättää mitään suurieleistä tekemistä.

Perusasiat, jotka kannattaa hoitaa ajoissa ja huolella, ovat muun muassa:

– juhlatilaan liittyvät asiat

– cateringin ja ruokapuolen asioita

– asiointia kukka-, kauneudenhoidonalan liikkeissä

– asioiden sopiminen myös muiden tärkeiden palveluiden tuottajien kanssa kuten valokuvaajan,

bändin ja esiintyjien / ohjelmapalveluiden tuottajien kanssa

– usein myös hääpukujen ja asusteiden ostoon kannattaa varata hyvin aikaa, sillä toimitusajat voivat

olla pitkiä

– kannattaa myös hyvissä ajoin miettiä kuljetus- ja majoitusasiat

– toki myös itse vihkimiseen liittyvät asiat ovat tärkeitä

– myös kutsut kannattaa lähettää ajallaan

Kaiken A ja O on ehkä lopulta se, että aloittaa tekemällä suunnitelman siitä, miten edetään, ja mitä kaikkea pitääkään tehdä. Sitten aikatauluttaa sen ja koittaa pysyä aikataulussa. Ja ennen kaikkea: koittaa nauttia myös tästä häitä edeltävästä ajasta täysin rinnoin.

-Jenni-

***

Eikös vaan ollutkin aika hyviä pointteja Jenniltä? Pääset tutustumaan Juhlan lumoa -kotisivuihin tästä ja Facebookissa voit ottaa sen seurantaasi tästä linkistä. Jennin kädenjälkeä on myös yllä olevassa kuvassa näkyvä vihkipaikka tulevassa hääjuhlatilassamme Nyynäisten Wintillä! Myös muut kuvat ovat Wintiltä. Wintin kotisivuihin pääset tutustumaan tästä.

Tuletko viikonloppuna Love Me Do -messuille? Jos vastasit kyllä, nähdään siellä! <3 Ihanaa viikonloppua!

Rakkaudella, Rea